poniedziałek, 25 lutego 2013

SESJA 36: WŁAŚCIWY MOMENT TO TERAZ, CZYLI ZARZĄDZANIE CZASEM


KRÓTKA POWTÓRKA
Przedwczoraj obchodziliśmy Światowy Dzień Walki z Depresją. Z tej okazji udostępniliśmy Skalę Depresji Becka, zwaną testem na depresję, który warto wypełnić, jeśli od dłuższego czasu dzieje się z nami coś niedobrego. W czwartek analizowaliśmy złość, jako emocję, z którą przychodzi nam się borykać co dnia -  najróżniejszych jej wydaniach. Być może bywamy nudni, jednak jak mantrę będziemy polecać pięcioliterowy alfabet walki z negatywnymi myślami - ABCDE, który warto wykorzystywać w samodzielnej pracy nad swoimi emocjami. Kto nie pobrał dotąd Formularza Autoterapii, może to zrobić, odwiedzając zakładkę POBIERZ.

DZISIEJSZA SESJA
Jednym z najcenniejszych dóbr, jakimi dysponujemy jest czas. Zarządzanie nim nie należy do zadań łatwych. Zdarza się, że mając jego nadmiar, trwonimy cenne godziny na bezczynności, kiedy znów gonią nas terminy, potrafimy robić wiele rzeczy na raz. Dziś proponujemy kilka technik, umożliwiających wzięcie w karby tego bezcennego kruszcu. Jak wiemy, jest to surowiec nieodnawialny, dlatego warto korzystać z niego z głową.


GTD (ang.  Getting Things Done)
- to metoda doprowadzania rozpoczętych zadań do końca, autorstwa Davida Allena, który sam siebie określa mianem konsultanta ds. produktywności. GTD opiera się się na 5 filarach, dających komfort efektywnego realizowania spraw:

Kolekcjonowanie – umieszczanie wszelkich notatek, planów, pomysłów, zadań czy zobowiązań w jednym miejscu, zwanym koszykiem (może to być zarówno prawdziwy koszyk z wikliny, jak też półka czy dokument elektroniczny). Jak przekonuje Allen, prowadzi to do odciążenia uwagi z konieczności ciągłego skupienia na tysiącu różnych działań.
Analiza – proces decyzyjny, czy dana sprawa wymaga działania, jeśli tak – czy mojego, jeśli nie – czy mogę jej się pozbyć, czy też lepiej odroczyć jej realizowanie.
Porządkowanie – to proces kategoryzowania zadań według 2 głównych kategorii: zadania pojedynczego (do zrobienia od zaraz), które wymaga określenia kontekstu (gdzie? w jaki sposób? z kim?) oraz projektu stanowiącego zespół zadań. Warto wykonać listy dla obu typów zadań. Zaleca się dodanie ponadto dwóch kolejnych list: dla zadań, których wykonania podejmuje się dla nas  inna osoba oraz takich, które wykonamy być może w przyszłości.
Przegląd – cykliczne, co najmniej cotygodniowe przejrzenie zadań znajdujących się w naszym koszyku.
Realizacja – wyróżniamy 3 jej rodzaje: realizacja zaplanowanych zadań, zadania pojawiające się niespodziewanie oraz planowanie kolejnych działań.
Czy metoda GTD naprawdę jest tak odkrywcza, jak chciałby jej twórca? Chyba niekoniecznie. Bez względu na jej rozbudowaną strukturę (która czasem zamiast porządku może pogłębić chaos) – warto wyciągnąć z niej to, co wydaje się kluczem do efektywności. Mianowicie planowość.


ANALIZA PARETO
- to kolejna pozycja naszej krótkiej listy metod zarządzania czasem. Jej autorem był włoski socjolog i ekonomista z przełomu XIX i XX wieku. Vilfred Pareto zauważył, że 80% majątku we Włoszech należy do 20% społeczeństwa.

Z obserwacji tej wynika, że 20% osób generuje 80% zysków, a tym samym 80% osób generuje zaledwie 20% dochodu.

Praktycznemu zastosowaniu Analizy Pareto w coachingu towarzyszy zazwyczaj metoda ABC. Zakłada ona, że:
A – to grupa najważniejszych zadań, na które przeznaczamy 20% czasu
B – to grupa zadań mniej ważnych, zajmujących 30% czasu
C – to grupa najmniej istotnych zadań, które pochłaniają 50% czasu

Celem tej metody będzie więc odwrócenie powyższych proporcji, by ilość czasu  przeznaczanego na poszczególne zadania, była proporcjonalna do ich wartości. A więc
grupa zadań A – 50 % czasu
grupa zadań B – 30% czasu ( bez zmian)
grupa zadań C – 20 % czasu

Skuteczne zastosowanie Analizy Pareto wymaga  bacznego obserwowania swojej własnej organizacji – czy to na płaszczyźnie biznesowej, czy to w relacjach z otoczeniem, czy wreszcie w czasie przeznaczonym wyłącznie dla siebie.


7 NAWYKÓW SKUTECZNEGO DZIAŁANIA STEPHENA COVEYA
- metody efektywności Coveya stanowią integralną część treningów zarządzania czasem w USA od początku lat 90. Najsłynniejsza z nich to owych 7 nawyków, które opisał w bestsellerowej książce o takim tytule.  Siedem złotych zasad Coveya brzmi:

  1. Bądź proaktywny
  2. Zaczynaj z wizją końca
  3. Rób najpierw to, co najważniejsze
  4. Myśl w kategoriach wygrana-wygrana
  5. Staraj się najpierw zrozumieć, potem być zrozumianym
  6. Synergia
  7. Ostrze piły

Pierwsze trzy reguły zaklasyfikował autor do kategorii „zwycięstwa prywatnego” (rozwój osobisty), kolejne trzy do „zwycięstwa publicznego” (rozwój relacji z otoczeniem), ostatnia znaczy tyle, co nieustanne doskonalenie się w czterech aspektach życia: fizycznym, umysłowym, duchowym, społecznym.

W 2004 r. Covey wydał książkę pt. „Ósmy nawyk. Od efektywności do wielkości i odkrycia wewnętrznego głosu”, w której przekonuje o konieczności inspirowania innych. Jest to ostatni etap samodoskonalenia, który z konieczności poprzedzić musi osiągnięcie satysfakcji w życiu osobistym, zawodowym społecznym.


POMODORO
- to jedna z najbardziej dyrektywnych technik zarządzania czasem (a przez to, jedna z najbardziej efektywnych). Stworzona w latach 80. XX wieku przez Francesco Cirillo, swoją nazwę zawdzięcza kuchennemu czasomierzowi w kształcie pomidora, jaki stosuje się do dziś we włoskich knajpkach. Zastosowanie Pomodoro jest stosunkowo łatwe, opiera się bowiem na kilku prostych wytycznych:

Rano tworzymy listę zadań, które mamy na dziś do wykonania. Sortujemy je według ważności, by rzeczy najpilniejsze zrealizować najwcześniej.
Ustawiamy dowolny czasomierz (budzik/stoper, telefon komórkowy, alarm) na 25 minut. To podstawowy element tej techniki.
I kiedy naciśniemy start, przez całe 25 minut sumiennie oddajemy się zadaniu, nie odrywając się na zrobienie sobie kawy, sprawdzenie poczty czy zerknięcie na facebooka.
Jeśli w ciągu tego czasu zdołamy wykonać zadanie w całości – świetnie. Jeśli skończymy przed czasem, warto zrobić coś jeszcze – jakąś drobną pracę z naszej listy (może być mniej ważna).
Po upływie 25 minut, robimy sobie 5 minut przerwy. Jest ono dla nas.
Następnie rozpoczynamy kolejne Pomodoro (a więc kolejny 25-minutowy odcinek). Jeśli nie skończyliśmy zadania z poprzedniej części, podejmujemy się jego kontynuacji. Jeśli zaś zadanie wykonaliśmy, bierzemy się za kolejne.
Po 4 Pomodoro robimy sobie półgodzinną przerwę. To czas na pocztę, facebooka, posiłek, napój, rozprostowanie kości i wszystko to, na co nie mieliśmy dotąd czasu.

! Pamiętaj, że 25 minut (a więc – Pomodoro) to czas niepodzielny. Jeśli go rozpoczniesz, powinieneś skończyć.
! Pomodoro dotyczy czasu pracy. Nie dziel swoich dni wolnych na 25-minutowe cząstki. Odpoczynek należy się każdemu.

Jakie korzyści płyną z tej techniki? Przede wszystkim dyscyplina. Powinni korzystać z niej przede wszystkim ci, którzy mając czasu pod dostatkiem, nie mają go w zasadzie na nic. Ogrom obowiązków i brak nadzoru mogą prowadzić do bierności. Warto więc zainwestować w hałaśliwy budzik i dzielić czas pracy na 25-minutowe cząstki, w trakcie których bez przerwy oddajemy się zadaniu. To naprawdę działa!

ZADANIE DOMOWE
Jeśli masz poczucie, że spędzasz czas nieefektywnie, spróbuj podjąć się zarządzania tym niewidocznym surowcem.Wybierz technikę, która najbardziej odpowiada Twoim preferencjom. Możesz łączyć poszczególne metody lub z inspiracji nimi stworzyć swoją własną.  A w wolnej chwili odwiedź jedną z naszych stron: PsychologiaCzasu.hip.org.pl.

1 komentarz:

  1. Słyszałam kilka razy o pomodoro, ale nigdy nie miałam motywacji, aby spróbować. Po przeczytaniu tego tekstu nabrałam ogromnej ochoty, aby wreszcie wziąć się za siebie. Dziękuję za inspirację.

    OdpowiedzUsuń

Pierwszy w Polsce autoterapeutyczny blog oparty na Racjonalno-Emotywnej Terapii Zachowań doktora Alberta Ellisa to w zamierzeniu jego twórców miejsce przyjaznych spotkań. Jesteśmy otwarci na Wasze, drodzy Czytelnicy, komentarze. Pamiętajmy jednak, by nie zawierały treści wobec kogokolwiek obraźliwych. Czekamy także na Wasze pytania. Postaramy się szybko odpowiedzieć:)